In veel dossiers krijgen we de vraag of een ingebrekestelling per mail gestuurd kan worden en of verstuurde e-mails wel rechtsgeldig zijn. Dit is een begrijpelijke vraag gelet op het toenemende gebruik van digitale communicatie. Voor we hier dieper op ingaan, moeten we eerst onderzoeken wat een ingebrekestelling precies inhoudt.
Wat is een ingebrekestelling?
Een ingebrekestelling is een officiële brief waarin de schuldeiser de schuldenaar verzoekt binnen een bepaalde termijn een verplichting na te komen. Dit kan gaan om het verhelpen van een probleem, het betalen van een verschuldigd bedrag, het betalen van een schadevergoeding of het naleven van een contractuele verbintenis. Het doel is om de schuldenaar een laatste kans te geven voordat er effectief juridische maatregelen worden genomen. Vaak praat men ook over een aanmaning, een laatste herinneringsbrief of een sommatiebrief.
Een voorafgaandelijke ingebrekestelling wordt door het Hof van Cassatie zelfs aanzien als een algemeen rechtsbeginsel (Cass. 9 april 1976, RW 1976-77, 921). Door het versturen van een ingebrekestelling voldoe je als schuldeiser aan de verplichte goede trouw om de schuldenaar een laatste kans te geven zijn verplichtingen na te komen.
Kan een ingebrekestelling per mail worden opgestuurd?
Ja, een ingebrekestelling per e-mail is in principe mogelijk omdat er geen specifieke vormvereisten zijn opgelegd. Toch is het belangrijk om hier voorzichtig mee om te gaan. Als schuldeiser draag je zelf de bewijslast om aan te tonen dat je de ingebrekestelling hebt verstuurd. Het is bijgevolg raadzaam om een bewijsbaar document, zoals een aangetekende brief, te gebruiken.
Vaak worden er ook contractuele afwijkingen opgesteld. Hier kan dan bijvoorbeeld instaan dat een schriftelijke ingebrekestelling steeds via aangetekend schrijven of per gerechtsdeurwaardersexploot moet plaatsvinden.
Waar moet je op letten bij het versturen van een ingebrekestelling?
Bij het versturen van een ingebrekestelling zijn er enkele belangrijke punten om in acht te nemen:
- Duidelijke en ondubbelzinnige communicatie: Het is essentieel dat de ingebrekestelling duidelijk en ondubbelzinnig aangeeft welke verplichtingen niet zijn nagekomen. Bijvoorbeeld, als een factuur onbetaald is gebleven, moet dit expliciet worden vermeld. Hierbij kan ook verwezen worden naar jouw algemene voorwaarden, jouw factuurnummer en welke afspraken er reeds werden gemaakt.
- Bewijs van ontvangst: Hoewel een ingebrekestelling in principe niet aan een specifieke vormvereiste onderworpen is, is het wel raadzaam om deze per aangetekende brief te versturen. Dit levert het benodigde schriftelijke bewijs van verzending en ontvangst.
- Opletten met argumentatie: In eerdere dossiers hebben we vaak gezien dat essentiële zaken niet goed vermeld stonden in de ingebrekestelling. Eventueel slecht weergegeven argumentatie kan in een later stadium ook tegen jou gebruikt worden. Zorg er dus voor dat de brief professioneel en juridisch correct is opgesteld en pas op met het gebruik van standaard voorbeeldbrieven.
- Inhoud van de ingebrekestelling: een ingebrekestelling kan onder andere de volgende elementen bevatten:
- Duidelijke identificatie dat het om een ingebrekestelling gaat;
- Datum;
- Adresgegevens van de schuldenaar;
- Vermelding van de vaststelling dat de schuldenaar zijn verplichting(en) niet naleeft;
- Omschrijving van de niet nagekomen verplichting(en);
- Een verzoek om het probleem op te lossen binnen een redelijke termijn;
- Gegevens en handtekening van de schuldeiser.
Overweeg professionele hulp om ervoor te zorgen dat alle essentiële elementen correct worden vermeld. Bij twijfel kan je steeds terecht bij VDS advocaten voor advies en ondersteuning.
